Księgowość to coś, co każdy musi zrozumieć – nawet jeśli nie planujesz pracować w tej dziedzinie. Aby odnieść sukces w prowadzeniu własnej działalności gospodarczej, trzeba wiedzieć, jak prawidłowo wykonywać zapisy księgowe. Wiele osób nieświadomie popełnia podstawowe błędy, jeśli chodzi o ich zapisy księgowe, a ten artykuł ma na celu pomóc zapobiec ich ponownemu wystąpieniu.
Co to jest ewidencja księgowa?
Dokumentacja księgowa firmy to dokumentacja transakcji zapisanych w księgach rachunkowych. Dokumentacja księgowa jest podstawą działalności gospodarczej. Prawo wymaga prowadzenia tego typu rejestrów, aby wykazać, gdzie wydane zostały pieniądze, jakie potencjalnie powstały zobowiązania i co firma posiada w aktywach. Informacje z tych zapisów są wykorzystywane do zrozumienia sytuacji finansowej i przyszłościowego zwiększenia zysków. Dokumentacja księgowa jest niezwykle ważna dla wszystkich rodzajów firm. Jeśli nie prowadzi się dokładnych zapisów, można w przyszłości mieć wiele problemów ze zrozumieniem aktualnej kondycji finansowej firmy i śledzeniem wszelkich niepotrzebnych strat. Zapisy te pozwalają także zidentyfikować problemy i zapobiec ich ponownemu wystąpieniu.
Jakie są 4 główne rodzaje zapisów księgowych?
Każde biuro rachunkowe warszawa prowadzi i gromadzi dokumentację finansową firmy, z którą zawarło umowę współpracy. Przedsiębiorca zobowiązany jest do sporządzania raportów, takich jak poniżej wymienione zapisy księgowe:
– Zapisy finansowe – te zapisy pokazują,źródła dochodu firmy oraz kierunki ich wydawania. Trzeba prowadzić dokładną dokumentację finansową, aby wiedzieć ile firma ma pieniędzy i skąd one pochodzą.
– Zapisy dotyczące usług – zapisy te pokazują szczegóły pracy, którą wykonują pracownicy. Może to obejmować informacje o ich godzinach pracy i wynagrodzeniu. Warto również wiedzieć, czy są jakieś problemy z pracownikami.
– Rekordy pracy – pokazują one szczegóły pracy, którą wykonuje firma jako zapewniający pracę. Obejmuje to informacje na temat przepracowanych godzin, zarobionych wynagrodzeń i dokonanych przez firmę odliczeń.
– Zapisy kontroli – te zapisy identyfikują wszelkie słabości kontroli w biznesie. Dzięki tego typu zapisom księgowym poznaje się słabe strony biznesu, które jeśli nie zostaną zmienione, to mogą prowadzić do strat lub złego zarządzania finansami.
Popularne błędy w ewidencji księgowej i wskazówki jak im zapobiegać
Istnieje wiele błędów w ewidencji księgowej, które mogą negatywnie wpłynąć na biznes. Wiedza o tym, jakie one są, może przedsiębiorcy pomóc upewnić się, czy ewidencja jego firmy prowadzona jest we właściwy sposób oraz może pomóc uniknąć nieprawidłowości w przyszłości. Jeśli ktokolwiek popełni błąd w dokumentacji księgowej, można go bez problemu poprawić. Oto kilka najczęstszych błędów i wskazówki, jak zapobiec ich wystąpieniu:
– Nie rejestrowanie wszystkich transakcji – jest to powszechny błąd, którego trzeba unikać. Za każdym razem, gdy w firmie dokonuje się zakupu, konieczne jest zaksięgowanie tej transakcji. Podobnie, należy zaksięgować wszystkie pieniądze otrzymane od klientów.
– Brak ewidencji wydatków – Trzeba na bieżąco śledzić wszystkie wydatki, aby wiedzieć, ile firma wydaje pieniędzy i na co są one przeznaczane. Te informacje przydadzą się do przyjrzenia się kondycji finansowej firmy.
– Brak ewidencji sprzedaży – Konieczne jest śledzenie i księgowanie wszystkich dokonanych transakcji z klientami, nie wyłączając sprzedaży towarów, przedmiotów lub usług klientom oraz zniżek i rabatów, których udzielono. Te informacje są przydatne do zrozumienia, ile firma zarabia.
– Nie utrzymywanie zapisów kontrolnych – jest to jeden z najważniejszych zapisów, które trzeba zachować. Dzięki temu właściciel firmy upewni się, że ma zapisane wszelkie transakcje i dzięki temu jest w stanie wychwycić słabe punkty prowadzenia działalności, wynikające na przykład ze złego zarządzania finansami.
– Nie prowadzenie rejestrów usług – jest to kolejny ważny raport, który trzeba sporządzać zachowywać. Umożliwia on śledzenie całej pracy wykonanej przez pracowników. Te informacje mogą pomóc w znalezieniu jakichkolwiek problemów z pracownikami.
Od czasu do czasu błędy w dokumentacji księgowej mogą się zdarzyć, tym bardziej jeśli właściciel samodzielnie prowadzi księgowość. Żeby uniknąć nieprawidłowości w dokumentacji oraz związanym z tym stresem, wielu przedsiębiorców decyduje się na powierzenie prowadzenia księgowości sprawdzonej kancelarii rachunkowej.
